SAKURA山梨センター

メモの取り方と重要性

 

メモと聞いて皆さんはどんな事を思うでしょう?

「メモをとらなくても覚えていられるから必要ない。」
「必要に迫られたらできると思うから練習はしなくてもいいかな。」
「仕事に必要だと思うけど、文字を素早く書くのは苦手。」
…と思う方もいるのではないでしょうか?

 

仕事中、メモをとる時にいくつかポイントをおさえておくと、とても役立つメモを作る事が出来ます!
メモの必要性を感じられない方も、メモの取り方や重要性を知ることで、効率アップやスキルアップが出来る事を感じて頂ければと考えます。

 

事前準備

使いやすい筆記用具を用意する。

今はいろんな種類の筆記用具が販売され、どれを選んだら良いのだろうと迷ってしまう事があります。まずは自分が使いやすく、ビジネスシーンでもマッチするシンプルなデザインの物が良いでしょう。

ボールペンは3色ボールペンがおすすめです!重要なところを色分けすると分かりやすくなります。

メモ帳はポケットに入るくらいの小さいサイズにしましょう。
メモはいつ必要になるかわかりませんので、いつでも持ち歩けるサイズが便利です!

 

現代ではスマホのメモアプリを使ってメモをしているという方も多いかと思いますが、仕事上では早く業務を覚えるという面においても、筆者は手書きで書く事をおすすめします!

 

メモの取り方

自分が読めれば良い!走り書きも構わない。

指示を受ける時は、その事柄に対する質問時間も含めて相手の時間を頂いているという意識を持つようにしましょう。

その意識を持つことでおのずと、「メモも素早く取らなければいけないな」という気持ちになりますね。
そうすると文字が走り書きになる事は当然です。
自分が後で読めれば良いと割り切り、少々文字が汚くなっても気にしない様にしましょう。

 

ただ、話を聞きながら書く事が苦手という方もいるかと思います。
そんな時は、相手にメモを取る時間を頂ける様に依頼しましょう。

例えば、「お時間を頂いて申し訳ございませんが、メモを取る時間を少々頂けますでしょうか?」と声を掛け一旦話をストップしてもらいます。
メモが書けたらお礼を言って間違いがないか確認するようにしましょう。

 

ひらがなやカタカナを使う

時間短縮の為、画数の多い漢字は使わずひらがなやカタカナ、アルファベットや略称などを使って書く事も工夫の一つです。

 

重要な事柄は色を変える

重要な事は赤、思いついたアイデアは青というように、自分の中でルールを決めて色分けして書いていくと分かりやすいメモになります。

 

要約して短い言葉や単語、記号を使用して書く

「今日(9月1日)は14時から会議があるので、この資料を10部印刷しておいて下さい。用意出来たら、鈴木さんに渡して下さい。」という指示を受けたとします。

この指示を一言一句漏らさずメモに取ろうとすると、時間もメモのスペースも取ってしまいます。
そうならない為に、メモには

「9/1 14じ かいぎ 10コピー → すずきさん」

と要約して素早く記す事が出来ます。

ポイントは

・「今日」という言葉を「9/1」と具体的な日付で記入することで、いつのメモなのか分かりやすくすること
・漢字を使用せず記入に時間を掛けていないこと
・矢印(→)を使って誰に渡すのか示していること

です。

要約がうまくなると、メモ以外の場面でも活用する事が出来ます。
話をするときに要点を簡潔に伝えられる様になったり、相手の話を聞き自分で整理する事により理解が深まりやすくなります。

 

清書する

自分が見るだけのメモの場合は走り書きのままでも結構ですが、他者も見る可能性があるメモや、業務手順のメモなど後から自分で見返したい場合は別のノートなどに清書して見やすいメモを作るようにしましょう。
この作業は記憶が新しいうちに行う事で新鮮な情報を残しておけると同時に頭にも入りやすくなります。

メモの重要性

仕事におけるメモの重要性は、物事を忘れない様に備忘録として活用する事と、メモをとる姿を相手に見せる事で安心感を与える事です。

備忘録としてのメモは、仕事上で指示された事を間違いなく遂行する為や納期などの期日を守り信用を失わない様にする為、また思いついたアイデアを後になって忘れないように書き記しておくことが出来ます。
いくら記憶力に自信がある人でも、一度にいくつも指示を出されてしまっては、一つ一つを記憶しておくことは難しくなります。

メモをとらずに記憶があいまいなまま仕事に取組み、ミスや損害が発生するという事はあってはならない事です。
さらに、せっかく思いついた良いアイデアも活用出来なければもったいないので、忘れない様にメモをしておきましょう。

 

次に相手に安心感を与えるメモとは、自分が指示をされる時に、しっかりと指示の内容をメモに書き記している姿を相手に見せる事によって、「メモを取って聞いてくれているから、指示通りに仕事をしてくれそうだな」「この人に任せても大丈夫そうだな」と安心感を与える事が出来ます。

もちろん、メモを取る姿を見せるだけでなく、実際に指示された仕事を完遂しなければなりません。
それを繰り返すことによって信頼関係を築くことが出来ます。
信頼関係を築く事が出来れば、仕事を依頼されやすくなり、自身のスキルアップにも繋がっていきます!

 

最後に

いかがでしたでしょうか?

たかがメモですが、されどメモ!
かの有名なアインシュタインもレオナルド・ダ・ヴィンチも何でもメモする、かなりのメモ魔だったそうです。

メモを取る事を重要だと捉え実践して頂く事によって、仕事をするうえでメモはあなたを助けてくれる存在になります!ぜひあなたもメモ取り上手さんになってみて下さいね。

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