SAKURA池袋センター

探す時間を削減!ファイル・フォルダーの管理方法

 

みなさまは、ご自身のパソコンや勤め先の共有フォルダー等に、
どこにどれぐらい、どのようなデータがあるのか把握していますでしょうか?
そして必要なデータがすぐに取り出せ、いつでも使える状態になっていますでしょうか。

目的のファイルが見つからずに探し回る時間は、年間で何十時間にもなると言われています。
1人ならまだしも、会社となると、同じようにファイルを探す人が複数いるだけで、時間数としては何千時間とふくれあがり、その時間は業務において非効率となってきます。

そのため、データを適切に管理・整理していくという事は業務においてとても重要になってきます。
その中で、データの整理方法は様々ありますが、今回はファイルとフォルダーの管理方法について、3つのポイントに絞ってお伝えいたします。

 

1. フォルダー名の頭に番号をつける

まず下の図をご覧ください。

都道府県名が羅列してありますが、よくわからない並び順になっています。
例えば、北海道→青森→岩手など順番通りにファイルを定期的に格納したい場合、この並び順であると探すのにすごく時間が掛かってしまいます。

その際、フォルダー名の頭に番号をつけることによってフォルダーの整列がしやすくなり、探す時間が短縮できます。

番号の付け方としては、ファイル名の頭に「01」「02」「03」等と数字を順番通りに記載していきます。

 

Windows のフォルダーの表示・並び替えは名前以外にも更新日時やファイルの種類等に準じてできますが、定期的に使用するものであれば、名前の並べ替えに準じて設定していく方法が1番効率良く探すことができます。

現在日本で使用されている文字としては、主に「ひらがな、カタカナ、漢字、アルファベット、アラビア数字」ですが、
Windowsの場合はシステム上、

『アラビア数字→アルファベット→ひらがな・カタカナ→漢字』

の順番で並び替えがされます。

数字をファイル名の頭につけることにより、数字に準じて並び替えができるのです!

 

2. 同じファイルを繰り返し修正する時は、日付(バージョン)を記載

下の図をご覧ください。
どれが最新のデータかわかりますでしょうか?

自分だけが使用する資料ですぐに使用するのであれば、最新のデータがどれなのか分かると思います。
ただ、期間を経たり、会社の同僚の方などが見比べた時、「どっちが最新版のデータなの…?」と戸惑ってしまいます。

ファイルの更新日時を見れば分かるかもしれませんが、データを編集していなくてもデータを移動させていたり、どこかのタイミングで開いていくなどして、本当にそのデータを最後に更新した日時になっているかは不明です。

そうならない為にもこのファイルはいつ作成したのか分かるよう、下の図のようにファイル名に日時を付けていきましょう。

また、ファイル数がいくつもあり、日付管理のみだと、どれが最新のデータか見難いという場合は、下の図のようにバックアップファイルに過去のファイルを格納し、最新のものだけ保管するという方法もあります。

そうすることによって、どのデータが最新のデータなのかが探しやすくなります!

 

3. ルールを決める

このルールというのがファイル・フォルダー整理において一番重要です。

「どのようにフォルダー分けするか?」
「どのようなファイル名・フォルダー名の付け方にするか?」

これらをきっちり決めてルールを明確にしておかなければ、パソコン上は乱雑なものになってしまいます。

そして、ルールを決めるだけでなく、ルールのしくみ化までを考える必要があります。
ルールの運用には、慣れるまで少し時間や手間がかかるかもしれませんが、継続してルールに沿ってファイル・フォルダーの管理を行っていけば、整理をするたびに時間と手間をかけずに済みます。

また、ルールを決めたらマニュアルに残すことも大切です。
完璧な管理ルールを決めても、実際の業務で守られなければ意味がないため、早い段階で目に見える形に残しておきましょう!

 

まとめ

管理方法を決めるだけでも、大幅に業務が効率化されます。
また、現代では情報管理が厳しい世の中でもあり、ちょっとした不手際でも問題は生じます。

業務を円滑に進めていくためにも、ファイル・フォルダーの管理について考えてみてはいかがでしょうか?

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