SAKURAセンターでは、グループ独自開発の『ＬＱプログラム』を用いて、基本的な挨拶、報連相などのコミュニケーションから職場での対人技能等についての重要性を学び、実践につなげるカリキュラムを行っています。

『ＬＱプログラム』の中から、ミス防止について少しご紹介します。

人は誰でもミスをするものです。
私はうっかり者なので、メモを取る、アラームをかけるなどの対策が欠かせません。

人はミスをするものということを認識し、ミスを防ぐ行動をとることが重要です。

●ミスが起こる原因は何でしょうか

ミスが起こる原因は、上記のように個人がうっかりしていたというだけの単純なものではありません。

番号を間違えて送信してしまうといったような確認不足や注意不足で起こるミスは、個人の意識で改善はされますし、個人個人がよく注意し、確認してミスが出ないようにしなければなりません。

同時に、ミスの出ない仕組みづくりも必要です。
FAX送信前の確認手順は決められていたのか、それが周知されていたのか、実行出来ていたのか、確認手順そのものに問題はなかったのかなどについて考える必要があります。

●ミスを防ぐために

ミスには、うっかりミスや確認不足によるミスなどのほか、指示を正しく理解していない、やるべきことをしっかりわかっていない等で起こるミスもありますが、うっかりミスや確認不足によるミスに絞って考えてみます。

これらのミスは、自分の心がけである程度防ぐことが出来ます。

うっかりミスを防ぐには、1つ1つ落ち着いて業務に取り組むことです。
そうはいっても、複数の仕事を抱えている中で、途中で電話はかかってくるし、急な仕事を頼まれることもしばしばです。

そういった場合でも、1つ1つの仕事を書き出し、優先順をつける、仕事を中断しなければならない時にはどこまで進んだのか分かるようにしておく、これからするもの、途中のもの、終わったものを分けて整理しておくなど、工夫できる事があります。

慌てず1つ1つ確認することが重要です。

自分はうっかりしているから確認のタイミングを決めて1つ1つ確認しよう。
チェックシートを使って確実にチェックをしようなど、自分自身の特性を理解して対策をする必要があります。

また、確認の仕方も重要です。
データ入力などの業務で、ミスを防止するためにダブルチェックをするということがよくあります。
しかし、簡単な入力だったからミスはないだろうという意識で形式的な確認になってしまうことがあります。

ダブルチェック前には、一息入れて新たな気持ちでチェック業務に向き合う、ミスはあるものと言葉にしてから取り掛かる、確実にチェックしたことを表示するなどの工夫をするのも一つでしょう。

また、ミスを防止するために都度検証することも必要です。
ミスを防ぐための手順やルールを決めて、注意して取り組んでいてもミスが出てしまうことがあります。
その都度、どこにミスが起こる要因があったのかを検証し、改善していく事が必要です。

●まとめ

• ・自分の特性を理解し対策や工夫をする。
• ・人はミスをするものという認識を持ち、ミスを防ぐための仕組みや行動を決めておく。
• ・ミスが起こった時には、その仕組みや行動のどこにミスが起こる要因があったのかを検証し改善をしていく。